De regeling om werkkosten te vergoeden, gaat per 2011 drastisch veranderen. Het doel van de nieuwe regeling moet een enorme versimpeling zijn van de oude regeling. De ingangsdatum van de nieuwe regeling is 1 januari 2011. Tot en met 2013 blijft ook de oude regeling bestaan. Werkgevers kunnen in de jaren 2011, 2012 en in 2013 er zelf voor kiezen of zij gebruik willen maken óf de nieuwe regeling óf de oude regeling. Wat heeft dit nu voor gevolgen?
Allereerst, wat wordt er nu bedoelt met werkkosten? Kort gezegd zijn werkkosten de kosten die een werknemer maakt voor zijn werk en die zijn werkgever (graag) wil vergoeden. Als zo een uitgave door de werkgever aan bepaalde voorwaarden voldoet, kan het belastingvrij aan zijn werknemer worden verstrekt.
De oude werkkostenregeling heeft een enorme hoeveelheid aan regeltjes en voorwaarden waaraan een uitgave moet voldoen, wil het onder werkkosten vallen. Het kabinet heeft hier iets aan willen doen, zowel ten behoeve van de werkgever als ten behoeve van de Belastingdienst. De nieuwe regeling moet dus een versimpeling zijn. De huidige werkkosten zullen uiteenvallen in drie categorieën:
– Intermediaire kosten
– De algemene kosten of vrije ruimte
– Gerichte vrijstellingen
Intermediaire kosten
Intermediaire kosten zijn kosten die een werknemer voorschiet voor zijn werkgever. De werknemer is slechts een tussenpersoon als hij deze kosten maakt. Deze kosten zijn dus geen loon en hierover is dan ook geen loonheffing verschuldigd. Bijvoorbeeld: dingen die tot het vermogen van de werkgever gaan behoren (denk aan: het voorschieten van printerpapier, markeerstiften), maar die worden voorgeschoten door de werknemer.
De algemene kosten of vrije ruimte
Een werkgever kan een werknemer 1,4% van zijn fiscale loon vrij verstrekken. Hiervoor is geen verantwoording meer nodig en ook hoeft u niet meer aan allerlei voorwaarden te voldoen. Dit is ten opzichte van de oude werkkostenregeling een grote versoepeling. Over alles wat boven de 1,4% valt wordt 80% loonheffing over geheven.
Gerichte vrijstellingen
Als laatste zijn er nog gerichte vrijstellingen. Dit zijn een aantal genoemde kosten die zijn vrijgesteld. Ze tellen dus ook niet mee bij de vrije ruimte, ze zijn gewoon altijd vrijgesteld. Het voert hier te ver om een volledige opsommingen te geven, maar gedacht kan worden aan: openbaar vervoer kaart (die zakelijk wordt gebruikt), portable computers, zoals notebooks en laptops (met een zakelijk gebruik van 90% of meer). Iets wat opvallend is, is dat vakliteratuur op de werkplek ook onder de gerichte vrijstelling valt. Vakliteratuur die een werknemer thuis heeft, valt onder de vrije ruimte.
Conclusie
Deels is deze nieuwe regeling een versoepeling. Deels ook niet, een werkgever zal steeds een duidelijk onderscheid moeten maken tussen de verschillende werkkosten categorieën. Dit brengt nog steeds administratieve lasten met zich.
Tips
In de jaren 2011 tot en met 2013 mag er gebruik worden gemaakt van of de ene regeling of de andere. U moet dus goed kijken wat in welk jaar het voordeligste is. Daarom moet u tijdig beginnen met het inventariseren van al uw kostenvergoedingen aan uw werknemers. Pas uw financiële administratie aan op de nieuwe werkkostenregeling. Hoewel tot 2013 nog oude regeling mag worden toegepast, is dat vanaf 2014 niet meer zo. Beter dat u er nu al op inspeelt dan later. Houd rekening met welke werkkostenregeling u van toepassing laat zijn als u nieuw personeel aanneemt.