Voor de meeste ondernemers, klein of groot, is een (bestel)auto onmisbaar. De Belastingdienst profiteert daar vrolijk van mee. BPM, motorrijtuigenbelasting en soms een winstbijtelling; al met al kunnen de kosten flink oplopen. Er zijn echter mogelijkheden om de belastingdruk te verminderen: tien tips.
1. Profiteer van de vrijstelling BPM en het lage MRB -tarief
Rijdt u in een bestelauto? Profiteer dan van de vrijstelling BPM. Voorwaarden zijn dat u ondernemer bent voor de omzetbelasting en over een btw -nummer van de Belastingdienst beschikt; de bestelauto geregistreerd staat op naam van uw bedrijf (of op uw eigen naam) en u de bestelauto voor meer dan 10 procent van de jaarlijks gereden kilometers voor uw onderneming gebruikt. Het voornemen de bestelauto meer dan 10 procent zakelijk te gebruiken zal door de Belastingdienst in principe niet direct worden getoetst. Het is wel zo veilig om een rittenadministratie bij te houden waaruit blijkt hoeveel zakelijke kilometers en hoeveel privé-kilometers met de bestelauto op jaarbasis zijn gereden. Op die manier kunt u tijdens een controle uw zakelijke gebruik aantonen. Voldoet u aan deze voorwaarden dan wordt vrijstelling voor de BPM verleend bij de eerste registratie van het kenteken. Bovendien wordt dan automatisch het lagere tarief MRB gehanteerd. U kunt op de site van de Belastingdienst berekenen wat u moet betalen aan motorrijtuigenbelasting.
2. Pas op met veranderingen in bestelauto
Voor een bestelauto gelden strenge inrichtingseisen. Wees dus voorzichtig met veranderingen. Een kleine verandering, zoals het weghalen van een tussenschot of het niet blinderen van ramen, kan al een naheffingsaanslag MRB tot gevolg hebben. Rechtspraak toont aan dat de fiscus erg streng is als het gaat om deze eisen en dat u zelden tot nooit respijt krijgt.
3. Auto op balans of in privé?
Bent u van plan om een nieuwe auto aan te schaffen? Gaat u dan goed na of het verstandig is om deze auto op uw balans te activeren of in privé aan te houden. Houdt u de auto in privé, dan mag u voor de zakelijke kilometers (waaronder ook woon-werkverkeer) €0,19 per kilometer in aftrek op uw winst brengen. Zet u de auto op de balans dan zijn alle kosten die op de auto betrekking hebben aftrekbaar als ondernemingskosten. Wél moet u in verband met eventueel privégebruik een bedrag bij uw winst tellen. Deze bijtelling bedraagt 22 procent van de cataloguswaarde van uw auto, tenzij u met een sluitende rittenadministratie aan kunt tonen dat u jaarlijks minder dan 500 privé-kilometers heeft gereden. Bedragen de totale autokosten minder dan het bedrag van de bijtelling, dan blijft het bedrag van de bijtelling beperkt tot het bedrag van de autokosten dat in aftrek is gebracht. Per saldo komen er dan geen autokosten ten laste van de winst. Let op: op een eenmaal gemaakte keuze kunt u niet meer terugkomen.
4. Gebruik rittenadministratie
Rijdt u in uw (bestel)auto van de zaak ook privé en wilt u onder de winstbijtelling uitkomen? Dan mag u zelf kiezen hoe u het bewijs levert dat u in een jaar minder dan 500 kilometer privé heeft gereden. Maar let op: een rittenadministratie is veruit het meest praktische middel. Op de site van de Belastingdienst vindt u verdere aanvullingen op de eisen van een rittenadministratie.
5. Verbiedt privégebruik bestelauto
Rijdt uw werknemer in een bestelauto van de zaak, dan moet u een bedrag van 22 procent van de cataloguswaarde van de auto maandelijks tot het loon rekenen. Maar er zijn situaties waarin u de bijtelling geheel achterwege kunt laten. Minder administratieve lasten dus. U dient zich dan te houden aan de volgende voorwaarden: – u verbiedt privégebruik van de bestelauto en legt dit contractueel vast – u laat de bestelauto na werktijd achter op het bedrijfsterrein – uw bestelauto is (nagenoeg) uitsluitend geschikt voor het vervoer van goederen – er is sprake van doorlopend afwisselend gebruik van de bestelauto door verschillende werknemers. Let op: in dit laatste geval moet u per bestelauto wel €300,- aan eindheffing afdragen.
6. Corrigeer de bijtelling
Stel u komt er als werkgever achter dat u voor een werknemer in een bepaald jaar niet had hoeven bij te tellen. Wat moet u dan doen? U kunt vrijwillig een correctiebericht bij de Belastingdienst indienen. Maar u kunt uw werknemer ook adviseren om zelf contact op te nemen met de Belastingdienst. In dat geval kan de inspecteur – bij overtuigend bewijs door de werknemer – u een correctieverplichting opleggen. Deze tweede optie verdient de voorkeur. Bij de eerste optie loopt u namelijk een risico op een naheffingsaanslag als de Belastingdienst van mening is dat u niet voldoende bewijs heeft geleverd dat de bijtelling achterwege kon blijven.
7. Vraag om een Verklaring geen privégebruik
Komt uw werknemer naar u toe met het verzoek om de bijtelling voor de auto van de zaak achterwege te laten omdat hij verwacht minder dan 500 privékilometers te rijden, vraag dan altijd om een ‘Verklaring geen privegebruik’. Zonder deze verklaring ligt de bewijslast voor de 500-km grens namelijk bij u. Dat betekent dat de Belastingdienst op elk moment bij u aan kan kloppen met de vraag of u even zwart op wit kunt aantonen dat de betreffende werknemer inderdaad minder dan 500 kilometer privé heeft gereden. Lukt dat niet dan heeft u al snel een naheffingsaanslag aan uw broek. Beschikt u over een Verklaring dan bent u verlost van deze bewijslast. Minder administratieve rompslomp dus. Bewaar altijd een kopie van de verklaring in uw administratie.
8. Verplicht werknemers te melden bij meer dan 500 km
Voorkom elk risico op een naheffingsaanslag loonbelasting en leg – het liefst schriftelijk vast – dat uw werknemers bij de Belastingdienst melden zodra zij in een bepaald jaar toch meer dan 500 kilometer privé rijden. In principe is de werknemer de klos als blijkt dat de Verklaring ten onrechte is afgegeven. Maar een naheffingsaanslag loonbelasting kan aan u worden opgelegd als u ervan op de hoogte was (op basis van bijvoorbeeld benzinebonnen) dat uw werknemer de 500-kilometergrens overschreed.
9. Voorkom blokkering, betaal op tijd
Betaal uw motorrijtuigenbelasting altijd op tijd. Zodra u vijf keer geen of te weinig MRB heeft betaald, wordt u geregistreerd bij de RDW in Veendam. Het gevolg hiervan is dat uw sofinummer wordt gekoppeld aan de blokkering in het RDW-systeem. U kunt dan geen voertuigen (auto’s, motoren, caravans, bromfietsen, scooters en aanhangwagens) meer op uw naam laten zetten. De blokkade wordt pas opgeheven als u de gehele betalingsachterstand heeft betaald. De blokkade wordt overigens altijd voorafgegaan door een waarschuwingsbrief. Deze regeling wordt op dit moment – bij wijze van proef – in enkele regio’s van Nederland uitgevoerd, maar zal per 2008 in heel Nederland worden ingevoerd.
10. Kies voor een milieuvriendelijke auto
Bent u van plan om een nieuwe auto aan te schaffen? Kies dan voor een zuinige auto, want dat kan u geld opleveren. Naar alle waarschijnlijkheid zullen volgend jaar twee belastingmaatregelen worden ingevoerd die burgers aan moeten sporen ‘schone’ auto’s te kopen. De eerste maatregel is een forse verhoging van de BPM op ‘vieze’ auto’s. Benzineauto’s met een uitstoot van meer dan 240 gram CO2 per kilometer en dieselauto’s met meer dan 200 gram CO2 per kilometer krijgen volgens deze plannen een heffing van €80,- a €90,- per extra gram CO2 uitstoot per kilometer. De tweede maatregel is bedoeld voor leaserijders. Leaserijders die in een zeer zuinige auto rijden (uitstoot tot 110 gram CO2) krijgen een lagere bijtelling die per saldo kan uitkomen op 12 tot 14 procent bijtelling in plaats van de huidige 22 procent.
Aanbevolen websites
– Rekenmodule BPM bij de Belastingdienst (www.belastingdienst.nl).
– Uitgebreide site over autobelastingen (www.autobelastingen.nl)
– Verklaring van privégebruik (www.belastingdienst.nl).